Gesprek met ambtenaar mag opgenomen worden!

Een aantal mensen heeft het vast wel eens meegemaakt. Je bent op het gemeentehuis geweest om iets te bespreken met een ambtenaar, bijvoorbeeld over het aanvragen van een vergunning, of het toelichten van zo’n aanvraag. In dat gesprek worden dan bepaalde mededelingen of toezeggingen namens de gemeente gedaan die voor jou van belang zijn, maar die later –als bijvoorbeeld de aanvraag wordt afgewezen- anders worden uitgelegd of (erger nog) ontkend wordt dat deze zijn gedaan. Dan zou je wensen dat je het gesprek had kunnen opnemen om zo deze overheidsdienaar te kunnen confronteren met hetgeen daadwerkelijk werd (toe-)gezegd.

Hetzelfde kan natuurlijk gelden voor het bezoek aan een verzekeringsarts van het UWV. De behoefte om een gesprek op te nemen kan ook bestaan omdat het prettig is om hetgeen gezegd is, nog eens terug te kunnen horen.

De Nationale Ombudsman heeft onderzocht hoe de diverse overheidsinstanties (Gemeenten, UWV, Raad voor de Kinderbescherming etc.) omgaan met verzoeken tot het maken van geluidsopnames. Na aanvullend onderzoek heeft de Nationale Ombudsman geoordeeld dat de overheid er niet vanuit mag gaan dat burgers per definitie een blind vertrouwen hebben in het handelen van de overheid. Burgers willen immers weten (en begrijpen) waarom een overheidsinstantie op een bepaalde wijze handelt of een beslissing neemt. Bij een open houding hoort ook dat burgers op hun verzoek de mogelijkheid krijgen geluidsopnamen van gesprekken te maken, ongeacht wat de reden ervan is.
Uitgangspunt is dan ook –aldus de ombudsman- dat het maken van geluisopnamen mogelijk moet zijn, tenzij er redenen zijn om dit te weigeren. Die moeten dan wel begrijpelijk en goed gemotiveerd aan de burger worden gemeld.

De Nationale Ombudsman heeft nu de volgende spelregels voor het maken van geluidsopnamen, opgesteld:

• Een overheidsinstantie staat het maken van een geluidsopname toe, tenzij er zwaarwegende redenen zijn dit niet te doen. In dat geval biedt zij een alternatief aan.
• Een overheidsinstantie heeft op de eigen website informatie staan over het opnemen van gesprekken.
• Een burger maakt van te voren duidelijk dat hij een geluidsopname wil maken.
• De burger verstrekt aan de overheidsinstantie een kopie van de opname als deze dat wenst (of vice versa als de overheidsinstantie de opname maakt).
• Noch de burger noch een overheidsinstantie knipt of plakt in een geluidsopname, tenzij dit wordt meegedeeld.
• Noch de burger noch een overheidsinstantie verstrekt zonder toestemming van de andere partij geluidsopnamen aan derden of maakt deze openbaar.

De spelregels dienen als handvat voor het bepalen van hetgeen partijen (burger en overheidsinstantie) van elkaar mogen verwachten als het gaat om het maken van geluidsopnamen van gesprekken met elkaar.

Òf en hoe de spelregels worden nageleefd is een kwestie van evaluatie te zijner tijd.
Het rapport van bevindingen met daarin de spelregels van de Nationale Ombudsman van eind november 2014 kunt u hier raadplegen.