Benoemingsbesluit bestuurder vennootschap niet schriftelijk

Als de aandeelhoudersvergadering van een BV of NV iemand tot bestuurder van de vennootschap heeft benoemd, maar het besluit niet schriftelijk is genomen, is de benoeming dan geldig?

kantonrechter of rechtbank bevoegd?
Deze vraag was aan de orde in een zaak die in januari 2004 door de kantonrechter te Rotterdam is beoordeeld. De werknemer/bestuurder was door de vennootschap op non-actief gesteld en vorderde bij de kantonrechter wedertewerkstelling. De vennootschap stelde zich op het standpunt dat niet de kantonrechter, maar de rechtbank bevoegd was om over de vordering te oordelen, omdat de werknemer statutair bestuurder was. De werknemer/bestuurder stelde zich op het standpunt dat hij geen bestuurder was, omdat hij niet door de aandeelhouder tot bestuurder was benoemd. Meer specifiek: omdat er geen schriftelijk benoemingsbesluit was.

verschil in ontslagbescherming werknemer en bestuurder
Of een werknemer tevens bestuurder van de vennootschap is, heeft niet alleen gevolgen voor de bevoegdheid van de kantonrechter of rechtbank. Veel belangrijker is het verschil in ontslagbescherming. Een statutair bestuurder kan door de aandeelhoudersvergadering worden ontslagen. In de zgn. 15 april-arresten oordeelde de Hoge Raad dat een ontslagbesluit niet alleen leidt tot beëindiging van de functie van bestuurder, maar in beginsel tevens beëindiging van de arbeidsovereenkomst van de bestuurder tot gevolg heeft. Deze regel geldt zowel indien de bestuurder ontslag neemt (dat kan eenzijdig) als indien de aandeelhoudersvergadering de bestuurder ontslaat. De arbeidsovereenkomst met een werknemers kan in beginsel alleen opgezegd worden na toestemming van het UWV of ontbonden worden door de kantonrechter.

Volgens artikel 2:242 BW wordt een statutair bestuurder van een vennootschap, afgezien van de eerste maal bij de akte van oprichting, benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). Het ligt voor de hand dat zo’n besluit wordt opgenomen in de notulen van de aandeelhoudersvergadering waarin de bestuurder is benoemd.

kantonrechter Rotterdam
In artikel 2:242 BW (idem art. 2:132 BW voor de NV) is niet bepaald dat schriftelijkheid een constitutief vereiste is voor het tot stand komen van een benoeming tot bestuurder. Dit was evenmin bepaald in de statuten van deze vennootschap. Het besluit is dus vormvrij. De kantonrechter oordeelde dat de vennootschap er in was geslaagd om feiten en omstandigheden aan te voeren waardoor voldoende aannemelijk was dat een benoemingsbesluit door de AVA was genomen. De werknemer/bestuurder stond sinds 2003 in het Handelsregister ingeschreven als bestuurder. Het formulier tot inschrijving was medeondertekend door de werknemer/bestuurder. De werknemer/bestuurder had niet betwist dat hij zich gedurende langere tijd feitelijk had gedragen als bestuurder en werkzaamheden had verricht waartoe uitsluitend een bestuurder bevoegd is (o.a. opmaken jaarrekeningen, volmachten en inschrijving functionarissen bij KVK). De kantonrechter vroeg zich af waarom de werknemer/bestuurder pas na 10 jaar melding maakte van de – volgens hem onjuiste – inschrijving in het Handelsregister. Daarom ging de kantonrechter van uit dat de werknemer statutair bestuurder van de vennootschap was.

gerechtshof Amsterdam
In soortgelijke zin is eerder geoordeeld door het Gerechtshof te Amsterdam (23-10-2003, JOR 2004/7). Ook in die zaak ontbrak een schriftelijk benoemingsbesluit en diende de vennootschap aan te tonen dat het benoemingsbesluit was genomen. De vennootschap toonde dat aan met emailberichten waarin het bestaan van het benoemingsbesluit werd vermeld en ook in deze zaak had de betreffende persoon zich lange tijd feitelijk gedragen als bestuurder en werkzaamheden verricht die bij uitsluiting zijn opgedragen aan een bestuurder.

De besproken uitspraak van de kantonrechter te Rotterdam is (nog) niet gepubliceerd, maar is te vinden in JOR 2014/34