Werkgever, bent u al begonnen met aanzeggen? Het wordt nu echt tijd!

Als gevolg van de inwerkingtreding van de eerste onderdelen van de Wet Werk en Zekerheid per 1 januari jl., is onder andere per die datum een nieuwe verplichting voor werkgevers geïntroduceerd, de zogenaamde “aanzegplicht”. Wij attendeerden u eerder al op de intrede hiervan.  

De aanzegplicht komt er op neer dat een werkgever een werknemer uiterlijk een maand voordat zijn arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (van 6 maanden of meer) van rechtswege eindigt, schriftelijk moet informeren over het wel of niet voortzetten van het contract, alsmede over de voorwaarden waaronder de eventuele voortzetting wat de werkgever betreft zal plaatsvinden.  

Het aanzeggen is alleen dan niet verplicht, als bij aanvang van de tijdelijke arbeidsovereenkomst is overeengekomen dat deze op een nog onbekende einddatum van rechtswege zal eindigen (zoals bijvoorbeeld bij tijdelijke arbeidsovereenkomsten voor vervanging voor onbekende duur van een zieke werknemer of voor de duur van een uit te voeren project met een vooraf onbekende looptijd).

Het beoogde doel van de nieuwe verplichting is het tijdig bieden van zekerheid aan werknemers over voortzetting van hun arbeidsrelatie. Als een werknemer tijdig wordt geïnformeerd over het niet verlengen van zijn tijdelijke arbeidsovereenkomst, kan deze werknemer eerder op zoek naar een nieuwe baan en zal hij daardoor mogelijk minder snel aanspraak hoeven te maken op een WW-uitkering (met als gevolg een verlichting van de WW-lasten). In de praktijk zal de verplichting ertoe leiden dat werkgevers eerder dan voorheen het geval was, zullen moeten beslissen of zij een tijdelijk contract wel of niet zullen verlengen.

De nieuwe bepaling heeft vanaf 1 januari jl. onmiddellijke werking. In een overgangsbepaling is echter geregeld dat de aanzegplicht nog niet geldt voor tijdelijke contracten die nog in de maand januari 2015 van rechtswege eindigen. Bij iedere tijdelijke arbeidsovereenkomst (van 6 maanden of meer) die eindigt met ingang van 1 februari 2015 of later, moet de werkgever echter alert zijn en de werknemer (tijdig!) schriftelijk aanzeggen!  Bent u de tijdelijke werknemers met contracten die in de loop van deze maand eindigen, vergeten aan te zeggen of komt u er in de toekomst achter dat u een aanzegging niet een maand voor afloop van het contract heeft verzonden? Verzend deze aanzegging dan (steeds) alsnog zo spoedig mogelijk, zodat de aanspraak van de niet tijdig aangezegde werknemer(s) op een boete in ieder geval zoveel mogelijk wordt beperkt. En daarmee de eventuele schade voor uw onderneming.

De boete-aanspraak die werknemers ten gelde kunnen maken in geval van niet of niet tijdige aanzegging, komt op het volgende neer. Als u een werknemer helemaal niet informeert over de voortzetting van zijn tijdelijke arbeidsovereenkomst, dan bent u die werknemer een boete verschuldigd ter hoogte van het loon voor één maand. Een te late aanzegging levert een boete op  naar rato van de termijnoverschrijding. Des te langer deze overschrijding, des te meer komt de boete in de buurt van een heel maandloon. Voor de toekomst geldt natuurlijk dat het steeds zo spoedig mogelijk in actie komen als per ongeluk een aanzegging wordt vergeten, uw onderneming veel (hoge) boetes kan besparen.

Een voorbeeld voor de pro rato berekening van een eventueel verschuldigde boete wegens te late aanzegging:

Als een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 6 maanden of langer, van rechtswege eindigt met ingang van 15 maart 2015, dient u als werkgever de werknemer uiterlijk op 15 februari a.s. schriftelijk te informeren over het al dan niet voortzetten van zijn arbeidsovereenkomst. Komt u er op 21 februari 2015 achter dat u bent vergeten aan te zeggen, maar doet u dat diezelfde dag alsnog? Dan bent u ‘slechts’ een boete verschuldigd van 6/28e deel van het loon van deze werknemer voor één maand.

Zou de tijdelijke arbeidsovereenkomst in het genoemde voorbeeld van rechtswege eindigen met ingang van 1 april 2015, en u zou de (te late) aanzegging doen op 6 maart 2015, dan bedraagt de verschuldigde boete 6/31e deel van het overeengekomen bruto maandloon. Om het percentage boete van het verschuldigde maandloon te berekenen bij een te late aanzegging, dient namelijk te worden gekeken naar (het aantal dagen van) de laatste maand voor het einde van de arbeidsovereenkomst.

Onder het “maandloon” aan de hand waarvan de hoogte van de boete bij niet of niet tijdig aanzeggen moet worden bepaald, wordt verstaan het overeengekomen bruto uurloon van de werknemer maal de overeengekomen arbeidsduur per maand; ofwel het standaard bruto maandloon van de werknemer (zonder andere emolumenten zoals vakantiegeld, eindejaarsuitkering, een ploegen- of overwerktoeslag). Als sprake is van een wisselende arbeidsomvang per maand (zoals bijvoorbeeld in het geval van oproepcontracten), dient voor de berekening van het maandloon gekeken te worden naar het gemiddeld per maand door de werknemer verdiende loon in de twaalf maanden voor het einde van het contract. Als het contract korter is geweest dan 12 maanden, moet gekeken worden naar het gemiddelde loon per maand van de gehele (kortere) duur van het contract. Indien sprake is van stukloon of provisie wordt het te hanteren maandloon ook berekend aan de hand van het gemiddelde loon van (maximaal) de afgelopen 12 maanden.

Strikt genomen is een werkgever die is vergeten aan te zeggen, de boete zelfs verschuldigd als de arbeidsovereenkomst na afloop van de bepaalde tijd wel wordt voortgezet en de werknemer dus gewoon in dienst blijft. De kans is natuurlijk echter niet zo groot dat een nog werkzame werknemer bij de rechter betaling van deze boete door zijn werkgever zal afdwingen. Hoe dan ook heeft een niet of te laat aangezegde werknemer maar twee maanden de tijd na het einde van zijn tijdelijke contract, om de aan hem verschuldigde boete bij de kantonrechter op te eisen. Na het verstrijken van die termijn kan de werknemer geen aanspraak meer maken op de boete.

Het vergeten van aanzeggingen, of het te laat aanzeggen, kan een aanzienlijke kostenpost voor een werkgever met zich meebrengen. Om die kosten te voorkomen is het belangrijk dat een goede administratie wordt bijgehouden van de bij u werkzame tijdelijke arbeidskrachten. Het is verstandig om een systeem of methode te ontwikkelen waarbij tijdig ‘alarmbellen’ afgaan indien een tijdelijk contract het einde van de looptijd nadert. Eventueel kan worden overwogen om reeds in de arbeidsovereenkomst de aanzegging ‘bij voorbaat’ op te nemen, zodat deze in ieder geval niet vergeten kan worden.

Wij adviseren u graag over de haken en ogen van een dergelijke aanzegging bij voorbaat en de verdere aandachtspunten rondom de aanzegplicht. Heeft u vragen? Neem dan contact op met één van onze arbeidsrechtadvocaten via het telefoonnummer: 020-4081680, of het e-mailadres: info@btu-advocaten.nl.