Bewaarplicht administratie binnenkort zwaarder gesanctioneerd!
Uit het oogpunt van efficiëntie of kostenbesparing, besteden ondernemers steeds vaker onderdelen van hun bedrijfsvoering uit aan een externe partij. Zo maken veel ondernemers gebruik van een administratiekantoor of hebben hun bedrijfsnetwerk “in de Cloud” draaien bij een externe provider. Dit is wellicht voordeliger voor de ondernemer maar dit kan in geval van faillissement problemen veroorzaken. Zo kan het gebeuren dat een bestuurder de op hem rustende wettelijke administratieplicht niet kan nakomen omdat de externe partij niet mee wil werken. Dit kan voor de bestuurder niet alleen civielrechtelijke gevolgen hebben, maar binnenkort wellicht ook strafrechtelijke.
Het is niet verrassend dat een bestuurder verplicht is om een gedegen administratie te voeren. Artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek stelt dat ieder die een onderneming voert, verplicht is op zodanige wijze een administratie te voeren en de daarbij behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Mocht een bestuurder deze verplichting niet nakomen dan kan de curator, in geval van een faillissement, de bestuurder op grond van artikel 2:248 BW aansprakelijk stellen voor het volledige faillissementstekort.
Naast deze civielrechtelijke aansprakelijkheid kan een bestuurder ook strafrechtelijk worden aangesproken. Artikel 343 Wetboek van Strafrecht stelt het opzettelijke niet voeren of wegmaken van de administratie strafbaar als bedrieglijke bankbreuk. Hierbij moet dan wel worden bewezen dat de bestuurder dit opzettelijk heeft gedaan én dat er een vooruitzicht was op het faillissement. Een goedwillende bestuurder zal niet snel op grond van deze bepaling strafbaar zijn. Dit kan echter binnenkort gaan veranderen. Onlangs heeft het Ministerie van Veiligheid en Justitie een voorstel gepubliceerd waarin het vereiste van opzet voor deze bepaling vervalt. Dit betekent dat wellicht binnenkort het enkel niet voeren of voorhanden hebben van de administratie strafbaar zal zijn.
Dit voorgaande brengt met zich mee dat het steeds belangrijk wordt voor een bestuurder om te allen tijde te kunnen beschikken over de administratie. Het extern opslaan of beheren van de administratie brengt dan ook gevaren met zich mee. De externe partij zal in de regel zijn werkzaamheden stopzetten in het geval dat zijn rekeningen niet worden betaald. Ook zal de administratie niet zomaar worden afgestaan voordat de achterstand is ingelopen. Op deze manier kan bij faillissement zelfs een goedwillende bestuurder in de problemen komen, en zowel civielrechtelijk als strafrechtelijk worden aangepakt.
Als bestuurder dient men dan ook goed stil te staan bij de gevaren van de externe opslag van de administratie. Met dient bij voorkeur specifieke afspraken te maken, om er voor te zorgen dat de administratie beschikbaar is voor een curator ook al zijn niet alle rekeningen betaald.