Mislukte automatisering… tel tot tien !

Helaas kennen nogal wat bedrijven het fenomeen van de zeer moeizame automatisering en de impact die dat heeft op het functioneren van het personeel en de bedrijfsvoering. Met name teleurgestelde verwachtingen over de toegezegde functionaliteiten, en het maar niet goed ‘draaiend’ krijgen van de applicaties, zijn een bron van grote ergernis en frustratie. De behoefte om (letterlijk) de stekker er dan maar uit te trekken, kan erg groot zijn.
Zo’n actie blijft vaak niet zonder consequenties, tenminste als dat niet volgens de (juridische) regels gebeurt.

Onlangs (op 26 juni 2013) deed de rechtbank Noord-Holland uitspraak in een geschil tussen een import/export bedrijf in levensmiddelen en een adviesbureau op het gebied van ICT, de automatiseerder).
Het bedrijf wilde de door gebruikte software voor de administratie en bedrijfsprocessen laten vervangen door een nieuw pakket. Het bedrijf accepteerde vervolgens de hiervoor door de automatiseerder uitgebrachte offerte, die uitging van een Microsoft Dynamics NAV Bussiness Essentials licentie.

Na de livegang concludeerde het bedrijf dat de geleverde software nog niet voldeed aan de gestelde eisen, dat de omgeving nog  veel gebreken vertoonde en dat sommige functies inefficiënt waren. De automatiseerder gaf aan de gebreken binnen 2 weken te kunnen herstellen, maar het bedrijf liet weten tot de conclusie te zijn gekomen dat de implementatie van de geleverde software was mislukt. Niet geheel duidelijk wordt of het bedrijf de automatiseerder wel in de gelegenheid heeft gesteld om het herstel te laten plaatsvinden. Het is aannemelijk dat dit niet is gebeurd.   

De rechtbank bespreek t de drie door het bedrijf gestelde tekortkomingen, waarvan de eerste luidde dat gebleken was dat de automatiseerder geen gecertificeerd Microsoft partner zou zijn. De conclusie dat er daardoor geen rechtsgeldige licenties werden geleverd vormt volgens de rechtbank niet de reden van de (buitengerechtelijke) ontbinding. Deze gestelde tekortkoming wordt daarom verworpen. Voor een andere tekortkoming (met betrekking tot de gekozen versie van de software) beroept het bedrijf zich op een second opinion die zij echter niet in het geding wil brengen.

In dit verband wijst de rechtbank er op dat het bedrijf aan de automatiseerder nooit een ingebrekestelling stuurde over de volgens het bedrijf ontbrekende functionaliteit en daarom heeft de automatiseerder ook nooit de gelegenheid gehad om te bewijzen dat de geleverde versie met behulp van wat maatwerk tot hetzelfde resultaat had kunnen leiden.
Het bedrijf had volgens de rechtbank de automatiseerder op een behoorlijke wijze in gebreke moeten stellen en haar nog de kans moeten geven om alsnog deugdelijk te presteren.

De brief die het bedrijf had gestuurd en waarin was opgenomen: “Indien op korte termijn voor ons bedrijf geen bevredigende oplossing wordt voorgesteld zullen wij ons beraden over de verder te nemen maatregelen, waaronder (..) het inroepen van ontbinding van de met u gesloten overeenkomst(en).” voldoet niet aan de wettelijke criteria van een ingebrekestelling aldus de rechtbank. Een ingebrekestelling (artikel 6:82 lid 1 BW) is alleen rechtsgeldig indien daarin een termijn wordt gesteld voor nakoming van de overeenkomst, anders gezegd voor verbetering van de overeengekomen prestatie. Omdat de ingebrekestelling zoals verzonden door het bedrijf hieraan niet voldeed, was er ook geen sprake van verzuim en had het bedrijf dus niet mogen ontbinden.

De uitspraak van deze rechtbank dat het van het grootste belang is om (ook) zorgvuldig te zijn in de correspondentie en de formulering van een ingebrekestelling. Niets overhaast dus, ook al veroorzaakt de irritatie over een mislukkende automatisering dat wel regelmatig.

Laat u goed adviseren ! => de advocaten van Blauw Tekstra Uding hebben regelmatig met dit bijltje gehakt.