Van kostenvergoeding naar werkkostenregeling in de loonbelasting, de arbeidsrechtelijke consequenties

Werkkostenregeling
Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling van kracht. Deze regeling komt in de plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

Kort gezegd, houdt de werkkostenregeling in dat de werkgever maximaal 1,4% van de totale fiscale loonsom (de ‘vrije ruimte’) kan besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ten behoeve van zijn werknemers. Daarnaast kan de werkgever bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte (en afgezien van de gerichte vrijstellingen) moet loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80%.

Het is nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag ieder jaar worden gekozen voor de werkkostenregeling of voor de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 1 januari 2014 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. Overigens kan het zijn dat het forfait van 1,4% nog wordt verhoogd.

Voor de nadere inhoud van de werkkostenregeling wordt hierbij verwezen naar de website van de belastingdienst en die van de rijksoverheid;
werkkostenregeling belastingdienst
werkkostenregeling rijksoverheid

Arbeidsrechtelijke consequenties
Werkgevers doen er verstandig aan hun huidige vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te analyseren. Daarbij is van belang om per vergoeding en verstrekking te bezien of deze wel een verplichting inhoudt om deze netto te (blijven) betalen aan de werknemer(s). In het geval de werkkostenregeling voor de werkgever kostenverhogend uitwerkt en hij deze financiële gevolgen (gedeeltelijk) bij de werknemer in rekening wenst te brengen, is het hiernavolgende van belang. 

Tot 1 januari 2014 zal de wetswijziging waarschijnlijk geen rechtvaardiging zijn voor de werkgever om de arbeidsvoorwaarden eenzijdig, dus zonder toestemming van de individuele werknemers, te wijzigen. Tot dan kan de werkgever namelijk de oude fiscale regeling hanteren. Hoe zit dat na 1 januari 2014? En hoe kan een werkgever in een arbeidsovereenkomst anticiperen op de uiteindelijk definitieve werkkostenregeling?

Eenzijdig wijzigen arbeidsvoorwaarden
Voor wat betreft de eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst in verband met de werkkostenregeling zoals die gaat gelden per 1 januari 2014, is van belang of in de arbeidsovereenkomst een zogenaamd eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen. Op een dergelijk beding kan de werkgever slechts een beroep doen indien hij bij de wijziging van de arbeidsvoorwaarde(n) een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Zonder eenzijdig wijzigingsbeding kan de vraag naar de toelaatbaarheid van de eenzijdige wijziging worden beantwoord aan de hand van het beginsel van goed werkgeverschap. In het kader van eenzijdige wijziging komt het beginsel van goed werkgeverschap er - kort gezegd - op neer dat de werkgever goede reden(en) moet hebben om een voorstel te doen om de arbeidsvoorwaarde(n) te wijzigen en daarbij moet van de werknemer dan in redelijkheid kunnen worden gevergd dat hij dit redelijke voorstel van de werkgever accepteert. Indien geen eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen en de werkgever wenst een wijziging in de collectieve sfeer door te voeren, dan kan voorts de arbeidsvoorwaarde(n) worden gewijzigd indien er sprake is van onvoorziene omstandigheden of wanneer ongewijzigde instandhouding van de geldende regeling naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.  

Uit de jurisprudentie blijkt dat een eenzijdige wijziging als gevolg van een wetswijziging vaak in rechte geen stand houdt. Over het algemeen is de rechterlijke macht van oordeel dat een wetswijziging die voor werkgevers kostenverhogend uitwerkt, niet automatisch voldoende reden is voor een wijziging van de arbeidsvoorwaarden.

Huidige arbeidsovereenkomsten
Indien de werkgever de arbeidsvoorwaarden als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling per 1 januari 2014 toch eenzijdig wenst te wijzigen, zal hij in de eerste plaats moeten aantonen dat hij gegronde redenen heeft voor een wijziging van zijn arbeidsvoorwaarden. Daartoe zal hij in ieder geval voldoende objectieve (financiële) gegevens dienen te verzamelen. De eindheffing van 80% is een belangrijk aspect waaruit zou kunnen volgen dat de financiële consequenties voor de werkgever bij ongewijzigde instandhouding te verstrekkend zijn. Vervolgens zal de werkgever moeten aantonen dat hij maatregelen heeft genomen om de negatieve gevolgen voor de werknemers zo veel mogelijk te beperken. Te denken valt hierbij aan een overgangs- of afbouwregeling. Het beperken van de gevolgen voor de individuele werknemers is belangrijk omdat, anders dan bij sommige andere wetswijzigingen, een eventueel nadeel van de kant van de werknemers bij de introductie van de werkkostenregeling niet door de wetgever is beoogd.  

Uit het voorgaande volgt dat de werkgever bij een verandering van de arbeidsvoorwaarden als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling zorgvuldig te werk moet gaan. Hierbij valt te denken aan een overgangs- of afbouwregeling en ook de ondernemingsraad kan een rol spelen. Een wijziging in de arbeidsvoorwaarden zal eerder de toetst der kritiek kunnen doorstaan indien de ondernemingsraad met de wijziging heeft ingestemd.

Toekomstige arbeidsovereenkomsten
De werkgever doet er verstandig aan om in de arbeidsovereenkomsten van nieuwe werknemers al rekening te houden met de werkkostenregeling. In nieuwe arbeidsovereenkomsten kan een ruimer eenzijdig wijzigingsbeding worden opgenomen dat expliciet voorziet in wijziging van alle vrije vergoedingen en verstrekkingen met ingang van uiterlijk 1 januari 2014. Daarnaast kan de werkgever er voor kiezen een vervalbeding in de nieuwe arbeidsovereenkomst op te nemen. Dit beding bepaalt dan dat de huidige vergoedingen en verstrekkingen vervallen op het moment dat krachtens de werkkostenregeling nieuwe regels worden afgekondigd.